Intranets en pequeñas organizaciones

Las sincronicidades requieren de más de dos casualidades. Si en un mismo día se juntan un amigo que te comenta algo sobre intranets, también lees un artículo sobre Intranets con Drupal en tu recopilatorio de contenidos favorito y encima te llama un cliente para hacerte una pregunta sobre intranets en Drupal, ya son 3 coincidencias y esto pasa de casualidad a sincronicidad, el destino llama a mi puerta. Llevaba tiempo pensando en incluir en nuestra nueva web algún contenido sobre intranets y quizá sea un buen día para tratar este tema en nuestro blog.

Me gustaría dar una información relevante sobre Drupal e Intranets, porque parece que Drupal sea una gran herramienta para hacer webs, que lo es sin duda, pero justamente también lo es para hacer Intranets. Pero ¿qué es una Intranet, en qué se diferencia de una web normal? Formalmente en nada, bien, en casi nada, consideramos una Intranet a un sistema web "cerrado" dentro de su propia red.

Consideramos una Intranet como un sistema web que solo sirve contenidos a un grupo de trabajo en un entorno cerrado. En algunas grandes corporaciones hay tantos empleados, tanto departamentos, cada uno con sus políticas de trabajo propias, con sus fondos documentales, sus bases de datos, que es normal que se creen entornos de información colaborativos solo para ese grupo, con sus datos privados, privados para el grupo.

Hoy en día es muy fácil construir este tipo de herramientas en un entorno web Open Source gratuito como Drupal que con su versión 7 se ha convertido en un gran entorno de creación de bases de datos y aplicaciones. Las herramientas de Drupal 7 permiten a este considerarlo el FileMaker o el Access de la web, un entorno tremendamente fácil para construir potentes entidades o tipologías de datos que se pueden interrelacionar.

Construir una base de datos de piezas, trabajadores, productos, clientes, de notas para que la recepcionista las introduzca en el sistema y las envíe a cada persona, y que a cada persona le aparezcan en un calendario privado es algo fácil. Marcar contenidos como favoritos, seguir conversaciones, crear históricos de comentarios sobre cualquier contenido o contribución, crear grupos de trabajo donde se discuten temas diversos, generar nuevas versiones de un paper sin destruir las anteriores, son cosas sencillas con Drupal una vez se conoce su forma de interrelacionar elementos.

Drupal 7 es un sistema muy potente para construir este tipo de entornos en un servidor Linux en una red cerrada, un recurso económico que nos puede proporcionar grandes beneficios. Pero Drupal 8 estará construido sobre un framework estándarizado en la industria como Symphony, ampliamente aceptado que cumple estándares de programación que pueden satisfacer a muchos equipos de IT. Siendo como es un sistema basado en PHP es mucho más fácil acabar incluso desarrollando aplicaciones sin las complicaciones de JAVA pero en un entorno de programación que será más familiar a "programadores serios".

Si esta intranet no solo no está cerrada en la red de la empresa sinó que está en un servidor en Internet, aunque solo sea de acceso privado para todo el equipo, permite con diseños responsivos tener esta información disponible 24x7 en nuestro teléfono móvil.

Existen muchos módulos para crear entidades y enriquecerlos con campos, Views para generar listados de ellos, Rules para definir reacciones, sistemas de permisos granulares en sistemas de conversación, sistemas de buscadores facetados con sugerencias de búsquedas, elementos para votar, crear rankings de usuarios, anotar cada actuación de un usuario en timelines interrelacionados, comentarios, calendarios, herramientas de emails y de newsletters, y de suscripción a contenidos, de seguimiento de ciertos temas, de mensajería interna para prescindir del email, herramientas de CRM, gestión de ficheros internos o externos, de gestión de clientes, de soporte y help desk, de...

En fin, tooodo un enorme potencial. Incluso ya hay algún que otro entorno preconstruido. En Innodus tenemos nuestra propia integración después de años de ensayos y estaremos encantados de hablar con quien quiera que le construyamos una Intranet o recibir formación, soporte o consultoría sobre como construirse la suya propia.